内定承諾後の辞退のメールと電話はどのように伝えればよいのか ? もしも、理由を聞かれたらどう答えたらいいのか ?
一旦は内定を承諾したものの、良く考えてみると自分には合わないように思えてきた。
あるいは滑り止めに内定承諾したけど、その後で本命の会社から内定をもらった。
こういう場合は、内定承諾後でも辞退せざるを得ませんよね。
そもそも内定承諾後に辞退は可能なのか気になりますが、法律的には職業選択の自由が保障されていますから、たとえ内定承諾後でも辞退することはできます。
ただ、できるだけ早くするのが礼儀。
ここでは、内定承諾後の辞退のメールと電話はどのように伝えればよいのか、また、理由を聞かれたらどう答えたらいいのかについて、エージェント経由か自分で直接応募か、或いは学校経由での応募なのか、それぞれのケース別に解説してゆきます。
内定承諾後の辞退はメールそれとも電話～応募方法によって異なる
内定承諾後の辞退は、基本は電話をしてから改めてメールを出します。
ただ、伝え方は応募方法によって異なります。
エージェント経由で応募したか、自分で直接応募したか、あるいは学校経由で応募したが、辞退の仕方は次のように変わってきます。
- エージェント経由の場合はエージェントに伝えるだけ
- 自分で応募した場合は電話とメールで伝える
- 学校経由の場合は電話とメールのほかに学校の就職担当にも伝える
エージェント経由の場合
エージェント経由で応募した場合は、内定承諾はエージェントを通して行っていますから、辞退する場合もエージェントに伝えればよいです。
この場合はエージェントの担当者に電話をした上で、さらにメールも残しておきます。
後日意思疎通の齟齬が無いようにするためです。
エージェントは内定を辞退されるとその企業からお金をもらえなくなってしまいます。
また、担当営業の成績にも響きますから、極力辞退させないように説得される可能性があります。
でも、先にお伝えしたように職業選択の自由によって法律で守られていますから、説得に応じる必要はありません。
その代わり、万一入社しようと思っていた企業に入れなくなってしまっても、そのエージェントからは他の会社を紹介してもらえないかも知れません。
それは覚悟しておいた方が良いですよ。
自分で直接企業に応募した場合
自分で応募した場合は、承諾後の辞退も当然自分で直接企業に伝えることになります。
その場合は、まず電話で伝えて、しかる後にメールで再度辞退の旨を伝えます。
電話だけで済ますのは礼儀に欠けます。
ただ、承諾後の辞退はできるだけ早く伝えるのが礼儀でもあります。
なぜなら、あなたが辞退することで、他の誰かが内定をもらえるかも知れないからです。
遅くなればなるほど他の応募者のチャンスを奪ってしまうことになります。
さらに、企業側も他の人を採用する機会を奪われてしまうことになります。
ですから、辞退するならできるだけ早くそのことを伝えるのが礼儀と言うことになるのです。
そこでまずは電話で伝えます。
その後でさらにメールで丁寧にお詫びと辞退することを伝えます。
メールで伝えることは、辞退の意志を伝えたことを証拠として残す意味もありますよ。
内定承諾後に辞退することで既に冷気に反していますから、せめて辞退するときはできるだけ礼儀を尽くすべきでしょう。
内定後の辞退の伝え方～具体例
それでは内定後の辞退の伝え方を、電話で伝える場合とメールで伝える場合、さらに手紙で伝える場合のそれぞれについて具体例でご説明しましょう。
電話での伝え方(例)
自分で直接企業に辞退を申し入れる
「お世話になっております。先日内定を頂いておりました○○大学の○○と申します。」
「じつは、内定を承諾させていただいた後でたいへん申し上げにくいのですが、熟慮した結果やはり辞退させて頂きたいと思い、電話させて頂きました。」
「たいへんご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございませんが、何卒お許しください。
宜しくお願い致します。」
理由を聞かれたら ?
会社側の担当者はたいてい
「理由をお聞かせいただけますか ?」
と聞いてきます。
その場合は簡単に次のように答えます。
「他社様からも内定を頂いておりまして、自分の特性は、御社より他社様の方に向いていると気づいたからです。」
さらに
「特性が向いているとは具体的に ?」
と突っ込まれたら、
「すみません。これ以上はご容赦ください。」
と外してかまいません。
会社側は
「そうですか。残念ですが、分かりました。」
と言って終わるのが普通です。
「そんな勝手なことを言われても困る。」
と言われても意志を翻す必要はありません。
ひたすら「申し訳ございません。」と言って辞退の意志を貫くしかありません。
その上で、最後にこう付け加えます。
「御社から内定を頂いたことは大変うれしく思っています。」
「せっかくのご厚意を無にしてしまい、誠に申し訳ありません。」
「御社のご発展を祈っております。」
「それでは失礼致します。」
「大手企業様から内定をもらいましたので」などのように相手の会社が他社より劣っているように言い方はNGです。
あくまでも自分の向き・不向きなど理由は「自分」にあることを理由とするのが礼儀です。
もしかしたら、社会人になって数年後に辞退した会社と仕事上の付き合いが発生することもあるかも知れません。
辞退する場合も礼を尽くしておくべきです。
エージェントに対して辞退を申し入れる
企業に直接連絡する場合とほぼ同じです。
どの会社の内定をもらっていたかを付け加えておきます。
「お世話になっております。先日○○社様から内定を頂いておりました○○大学の○○と申します。」
「じつは、内定を承諾した後でたいへん申し上げにくいのですが、熟慮した結果やはり辞退させて頂きたいと思い、電話させて頂きました。」
「たいへんご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございませんが、何卒お許しください。
宜しくお願い致します。」
迷惑を掛けるのは内定先の会社だけなく、エージェントに対しても同様ですから、ここでもお詫びを述べてくださいね。
メールでの伝え方(例)
内定承諾後の辞退をメールで伝える場合は口頭より少しだけ形式的になります。
例文を載せておきます。
自分で直接企業に辞退を申し入れる
○○株式会社
採用ご担当 ○○ 様
お世話になっております。
○○大学の○○○○です。
先に電話でお伝えさせていただきました通り、この度はせっかく内定を頂き、さらに一旦承諾したにも拘わらず、辞退することになりましたこと、誠に申し訳ございません。
多大なご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
末筆ながら、○○株式会社様のますますのご発展をお祈りいたしております。
早々
————————————-
○○大学○○学部○○学科
○○ ○○
TEL 080-xxxx-xxxx
————————————–
エージェントに対して辞退を申し入れる
○○株式会社
□□ 様
お世話になっております。
○○大学の○○○○です。
先に電話でお伝えさせていただきました通り、この度は□□様のお力添えでせっかく△△会社様の内定を頂き、さらに一旦承諾したいたにも拘わらず、辞退することになりましたこと、誠に申し訳ございません。
□□様にも多大なご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
勝手を申しまして恐縮ですが、何卒宜しくお願い致します。
————————————-
○○大学○○学部○○学科
○○ ○○
TEL 080-xxxx-xxxx
————————————–
辞退を書面で伝える必要はあるか ?
内定承諾後の辞退は、メールのほか手紙も出すのが礼儀という意見があります。
特に大学経由で応募して内定をもらった時は大学と後輩のために、次年度の採用枠を減らされないように手紙も出して最大限の礼儀を尽くしておくべき、という考えです。
でも、企業の採用担当者としては、書面までもらうのはかえって面倒なのです。
電話とメールだけで充分です。
ただし、学校の就職担当の方には、内定承諾後に辞退したことを伝えてください。
学校から、別途その企業に大使と手お詫びの連絡をしてもらうためです。
就職担当の方にもお詫びを伝えるのは当然のことですが、もしも本人から企業に対してお詫びの手紙を出すように言われたら従って下さい。
その場合の例文を載せておきますね。
拝啓、貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、貴社の採用内定を頂きまして、誠にありがとうございました。
大変うれしく、また、光栄に思っております。
その上で、一旦承諾の意思をお伝えしながら辞退させて頂くこととなりましたこと深くお詫び申し上げます。
貴社には、多大なご迷惑をおかけしましたこと重ねてお詫び申し上げます。
誠に申し訳ございません。
どうぞご容赦ください。
末筆ながら、今後の貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。 敬具
おわりに
いかがでしたか ?
内定承諾後の辞退のメールと電話はどのように伝えればよいのか、もしも、理由を聞かれたらどう答えたらいいのかについて応募方法別に解説してきましたが、参考になりましたでしょうか ?
内定承諾後の辞退はしばしば起こり得ることです。
礼節をわきまえた対応をすれば問題になることはありませんからご安心ください。
あなたが望ましい企業に就職できますように !
最後までお読みくださってありがとうございました。
