「応募書類の封筒の書き方ってどうしたらいいんだろう ?」
履歴書を書いて、送る段になって、初めて気になってくる。
いざとなると意外と分かっていないものですよね。
応募書類の入った封筒は、企業の採用担当者が最初に眼にするものですから、良い印象を持たれるように書かないといけません。
中には、マナーのできていない書き方をしてくる応募者もあって、その場合は中を見なくても、
「これは不採用」
と決められてしまいます。
せっかく応募するのですから、印象の良い封筒の書き方をしたいですね。
ここでは、応募書類を送るときの封筒の書き方について採用担当者の視点からお伝えしたいと思います。
応募書類の封筒の基本
応募書類の封筒の基本は次のとおりです。
・サイズはA4
・白色の封筒を使う
・宛名は〇〇会社 採用ご担当者様
・裏面に自分の住所・氏名を書く
・添状を付ける
・応募書類は折らない
・郵便局で料金分の切手を貼る
詳しくご説明しますね。
応募書類のサイズ
そもそも履歴書ってB4(二つ折りにしてB5)とA3(二つ折りにしてA4)があるけど、どっちを使うのが正解でしょうか ?
結論は、どちらでも構いません。
以前はお役所がB5サイズを基本としたことから、履歴書も二つ折りにしてB5サイズが一般的でした。
でも、しだいにビジネス文書はA4が基本となってきたことから、履歴書も二つ折りにしてA4サイズが一般的になっています。
履歴書のサイズで落とされることはありませんが、添状とか、転職で職務経歴書を付ける場合はA4サイズで統一した方が、採用担当者としては見やすいです。
なので、履歴書がA4サイズなら必然的に封筒もA4サイズが入るものを選びます。
封筒は白以外ダメ ?
茶封筒は「間に合わせ」とか、「ぞんざい」な印象を与えてしまいます。
茶封筒の方が「安い」からです。
まれに、淡い色のついた封筒に履歴書を入れて来る方がいます。
「目立つ」ことを狙っているのでしょうけれど、逆効果。
やはり「白」しかありません。
宛名は縦書きか横書きか ?
応募書類を入れる封筒の宛名は、縦書きでも横書きでもどちらでもOKです。
特に応募先の会社名がカタカナの場合は、横書きの方が書きやすいし見やすいですよ。
横書きの場合、右肩上がりになったり、右肩下がりになったりすると良くありません。
真っ直ぐ書くためには次のようにするのがおススメ。
始めに鉛筆で薄く「ガイド用の線」を引きます。
郵便番号、住所、会社名、担当部署と4つの線を薄く引いておくのです。
そして、その線に触れないように、気持ち線から離して宛名を書きます。
ペンのインクがすっかり乾いたら、鉛筆で描いたガイド用の線を丁寧に消しておきます。
インクが乾ききらないうちに線を消そうとすると、間違って宛名をこすって汚してしまうことがありますから、注意してくださいね。
宛名が真っ直ぐに書かれていると、受け取った方も、「きちんとした人だな」と思いますから、ぜひこの方法をお試しください。
ボールペンとサインペンどっちがいい ?
宛名を書くときは、くっきりと分かりやすいのが望ましいです。
ですから、サインペンがおススメです。
ただし、太すぎるとかえって「汚い」印象を与えてしまいますから、細めのサインペンが望ましいですよ。
ボールペンなら逆に太めのものが良いです。
表書きの注意点
表書きでは次の点に注意すると良いですよ。
(株)などの略字は使わない
社名に略字を使われると、受け取った方はぞんざいに扱われたような気になります。
必ず正式名称で株式会社〇〇と記載してください。
「御中」と「様」を一緒にしない
「○○会社 人事部御中 採用ご担当者様」はNG。
「○○会社 人事部御中」または、「○○会社 人事部 採用ご担当者様」
左下に「履歴書在中」と書く
または「応募書類在中」と赤文字で書きます。
このとき、四角で囲むと良いですよ。
新卒の場合は「履歴書在中」と書きますが、転職の場合は「職務経歴書」も同封しますから、「応募書類在中」と書きます。
裏書きの注意点
裏書きの注意点は次のとおりです。
縦書きか横書きかは表書きに合わせる
表書きが横書きで、裏書が縦書きだとちぐはぐであまり良い印象ではありません。
常識を疑われます。
住所の上に発送日を書き添える
いつ発送したかが分かると受け取った側も助かります。
応募者が多いと、受け取った順に処理することが多いからです。
大学名、学部、学科も入れる
名前と住所しか書いていないと、新卒なのが中途なのか分かりません。
大学名、学部、学科も入れおくと丁寧な印象を与えますよ。
封筒の書き方NG集
ではここで、応募書類をいれる封筒でやってはいけないことをお伝えしておきますね。
応募書類は折り曲げないのが基本だけど・・・
基本は、既に述べたようにA4サイズを折らずに入れることです。
折れないようにクリアファイルに入れるとベターです。
でも、どうしても大きな封筒が間に合わないときは、仕方がありません。
応募書類を横方向で折って履歴書のトップを表側にして、写真が見えるようにして下さい。
封筒から取り出したときに、写真が見えた方が、印象に残りやすいからです。
料金不足
料金が不足するとものすごく「失礼」です。
それだけで即「不採用」
なので最初の一通は必ず郵便局で切手を貼ってもらうこと。
郵便局によると、料金不足の場合の扱いは、次の3つのうちのどれかだそうです。
1）受取人に届く前に差出人に返送される
2）受取人に届いて不足額を支払う
3）受取人が不在だったり、支払いを拒否したりすると差出人に返送される(郵便局HPより)
受取人に届く前に差出人に返送されれば運が良いです。
なぜなら、「失礼」なことが未然に防がれたのですから。
でも、企業に届けられたときは、受け取りを拒否されると思ってください。
それだけでなく、ちゃんと正規の料金の切手を貼って出し直したとしても、会社の方で「不採用リスト」に記録されているかも知れません。
取り返しがつきませんよ。
訂正しない
応募書類を入れる封筒は書き損じたら訂正してはいけません。
訂正した封筒で応募すると、受け取った相手は軽んじられていると感じます。
面倒でも、新たに書き直してください。
おわりに
いかがでしたか ?
応募書類の封筒の書き方について、採用担当者の視点からお伝えしましたが、参考になりましたでしょうか ?
封筒は、採用担当者があなたに触れる最初のものです。
ぜひ好印象を持って開封してもらうよう、封筒にも細心の気配りをしておきましょう。
あなたの就活がうまくいきますように !
最後までお読みくださってありがとうございました。
