よく、仕事で「ほうれんそうが大事」と言われていますね。
「ほうれんそう」とは「報・連・相」で、報告・連絡・相談のことです。
つまり、上司への報告・連絡・相談が大事ですよ、と言うことです。
ただ、連絡は関係者に知らしめることを言いますから、相手は上司とは限りません。
ここでは相手を上司に限定して、報告と相談の重要性とやり方についてお伝えしたいと思います。
上司に報告すべきこととは ?
それでは具体的にどんなことを報告する必要があるでしょうか ?
上司に報告すべきことは次の2つです。
・これからどんな業務を行うか
・業務を実施した結果
順に見てゆきましょう。
どんな業務を行うか
上司に指示されたことを実施するにあたって、これから何をするのかを上司に報告します。上司の指示に対して間違った理解をしていないか、確認してもらうためです。
「ご指示頂きました次のことを行います。」
「○○○・・・・。」
「完了後、改めて報告させて頂きます。
○○○はあなたが「これをやってください」と上司に言われたことを書きます。
万一違っていたらすかさず上司の修正が入ります。
やってしまってからやるべきことを間違っていたのでは困ります。
予防のために、業務を行う前にこれからやることを報告しておくのです。
それによって上司も安心します。
業務を実施した結果
指示された業務を実施したら、すぐに上司に結果を報告します。
「ご指示されました○○が完了しましたので結果をご報告致します。」
「結果は□□となり、期待した内容となりました。」
「以上、ご報告まで。」
とこんな感じです。
失敗したらすぐ報告
指示された業務を行ったのはいいが、間違ってしまったとき、失敗したときはすぐに上司に報告します。
悪いことほど早く報告する。
これ、鉄則です。
失敗したことを報告すると叱られそうで、「言いたくない」という気持ちになるかも知れません。
でも、失敗やミスを黙っているとかえってよくありません。
被害や損害を広げてしまう恐れがあるからです。
それに、失敗やミスはいずれ上司の知るところとなります。
「なぜ早く言わなかった ? もっと早く言えばリカバリーできたのに !」
ということで、叱責を受けることは確実ですし、上司のあなたに対する信頼度が落ちます。
当然、評価にも響きます。
逆に失敗やミスをすぐに報告すると上司は、
「こいつは何かあったらすぐ報告を入れるので信頼できる」
とむしろ評価は良くなるのです。
もっとも、ミスが多いのはいけませんけど・・・。
なので、失敗やミスなど、悪いことは早く連絡する。
これは覚えておいてください。
上司に相談すべきこと
では次に上司に相談すべきことについてご説明しましょう。
上司に相談すべきことは次の2つです。
・判断に迷ったこと
・自分で解決できないこと
順に見てゆきましょう。
判断に迷ったこと
指示された業務を行おうとして、考えたらやり方が複数ある。
たとえば、早くできるけどコストがかかる方法と、コストはあまりかからないけど時間がかかる方法が考えられる。
さて、どっちのやりかたで行うべきか ?
こんなときは迷わず上司に相談します。
自分で解決できないこと
たとえば、お客様に無理なことを言われたとき。
お客様に商品を販売したあとで、
「使ってみたら自分が思っていたものと違う。無償で別なものに交換してほしい。」
そう言われたらどうしたら良いでしょう。
無理なことには毅然として断るか、それとも利益は度外視してお客様を第一に考えるか ?
これは判断に迷うというより、自分で判断するわけにはいきませんよね。
自分で解決できないことは、上司に相談します。
相談するときの注意点
ここで、上司に相談するときに注意すべきことを3つあげておきますね。
①自分の考えを示すこと
②相談した結果を報告すること
③相談はメールに残すこと
自分の考えを示す
新人のうちは、丸投げで上司に相談して構いません。
どうしたら良いのか、自分では考えが浮かばないからです。
でも、ある程度仕事を任されるようになってきたら、
「これ、どうしたら良いでしょう ?」
では能がありません。
「この件はこのように対処しようと考えますが、よろしいでしょうか ?」
と、自分の考えを示して、それでよいかどうか上司の判断を仰ぐのが「できる社員」の相談の仕方です。
相談した結果を報告する
上司に相談して、言われた通りに対処したら、当然ですがその結果を報告します。
言われた通りやったからそれでよいという訳ではありません。
「ご指示の通りにやって上手くゆきました。有難うございます。」
と一報を入れるのがビジネスマンとしてのマナーですよ。
相談はメールに残す
これは他の記事でも述べましたが、上司に相談したときは、口頭で話したあと、メールに残しておきましょう。
こんな感じです。
「○○部長 先ほどは相談させて頂き、有難うこざいました。」
「ご指示頂きましたとおり、次のように対処致します。
・□□
・△△ 」
□□、△△は上司に指示された内容を記載します。
メールに残すことで、勝手な判断でおこなったのではなく、上司の判断に従っておこなったことを記録として残すことができます。
上司の判断が必ずしも「正解」とは限りませんし、後で上司も自分が言ったことを忘れて
「なぜそうしたんだ ?」
と言われることもあります。上司だって完璧ではありませんから・・・。
その時のために、メールに残しておくことをおすすめします。
これ、サラリーマンの知恵です。
おわりに
いかがでしたか ?
仕事における「ほうれんそう」についてお伝えしてきましたが、参考になりましたでしょうか ?
最後にまとめておきますね。
上司に報告すべきこと
・どんな業務を行うか
・業務を行った結果
・失敗したらすぐに報告
上司に相談すべきこと
・判断に迷ったこと
・自分で解決できないこと
あなたが社会人としてしっかり仕事をこなしてゆけますように !
最後までお読みくださってありがとうございました。
