仕事は段取りが大事といいますよね。
でも、具体的にはどうしたら良いのでしょう ?
特に新人のうちは何をやっても時間がかかるし、そもそも何から手を付けていいのか迷ってしまう。
そんな悩みを持って、焦りを感じている人は結構多いようです。
じつは、私も新人のころは同じように悩み、そして焦りました。
ここでは、仕事の段取りを良くするための方法を私自身の経験からお伝えしたいと思います。
仕事の段取りが悪いと ?
仕事の段取りが悪いとどうなるでしょう ?
次のような状態になってしまいます。
・仕事が遅い
・大事な仕事を任せてもらえない
・自信が持てない
仕事に自信が持てないと会社に行くのがイヤになります。
仕事に自信が持てないとすべてにおいて自信が持てない。
つまり人生に自信が持てなくなるのです。
そんなの絶対にイヤですよね。
それでは、仕事の段取りが良くなる方法をお伝えしましょう。
仕事の段取りをよくするには ?
仕事の段取りをよくする方法は次の通りです。
・やることをリストアップする
・優先順位をつける
・簡単なことからやる
・やったことは消し込む
順にご説明しましょう。
やることをリストアップする
まず、やることをリストアップします。
これは、今日ではなく前日にやっておきます。
今日リストアップするなら今日を含めて明日以降やることもすべて書き出しておくのです。
優先順位をつける
ここでは、やるべきことを「案件」と呼ぶことにします。
まず案件を重要度の高いものと低いものを区別します。
ただし、この段階では処理する順番はつけません。
まず、何が重要かを認識することが大事。
そして、期日を確認して案件の隣に期日を記入します。
当然ですが期日に間に合うように処理する必要がありますから。
大事なことからやるか簡単なことからやるか
これは、人によって考え方が真逆になることがありますが、私は簡単なことからかたずけることをおすすめします。
重要度の高いことは時間がかかりますし、また、じっくりやらないとミスを招きかねません。
なので、簡単なことをかたずけてから重要なことに専念する。
細かい仕事がかたずいていると、大事なことに集中できます。
それに、簡単な仕事を次々こなしてゆくと、「やることリスト」がどんどん消化されて達成感を得ることができます。
なので、重要度の高いものは丸印などをつけておき、やる順序は簡単なものからにする。
これが仕事を効率よくこなすコツのひとつです。
小さい仕事でも次々とこなしていくので上司の目から見ても
「お、こいつなかなか手際よく仕事をこなしているな。」
と思われて、評価がよくなります。
すると次第に大事な仕事も任せてもらえるようになって、自信につながります。
ただし、重要でしかも期日が短く、他のことをやっていたのでは間に合いそうにないと判断したらその案件から着手します。
やったことは消す
処理済の「案件」は取り消し線で消し込むか、またはチェックマークとか「済」を付けてゆきます。
ある程度消化したら、やることリストを書き直します。
そうすることで、再スケジュールをすることになり、対応の漏れや遅れを防ぐことができるのです。
さらに進んだ仕事の段取り
ここまで、複数ある仕事全体についての段取りについてご説明してきました。
次に、さらに進んだ段取りとして、個々の仕事(案件)ごとの段取りについてご説明しましょう。
難しく思える仕事、複雑ような仕事の場合は、その仕事だけの段取りが必要となります。
案件ごとの仕事の段取りは次のようにやります。
・不明点を書き出す
・必要なことを書き出す
・ひとつずつクリアする
不明点を書き出す
個々の仕事を行う上で、不明なことを洗い出しておきます。
次にそれらを調べて不明な箇所がないようにします。
必要なことを書き出す
その仕事を行う上で必要なデータ、資料などを書き出して、次にそれらをそろえてゆきます。
これらを行うことで、その仕事を行う上で必要なことがすべてそろい「抜け」を防ぐことができるのです。
あとは書き出したことをひとつずつクリアしてゆけば良いのです。
おわりに
いかがでしたか ?
仕事の段取りについてお伝えしてきましたが、参考になりましたでしょうか ?
意外と簡単だと思われたことでしょう。
最後にもう一度まとめておきますね。
・やることをリストアップする
・優先順位をつける
・簡単なことからやる
・やったことは消し込む
・難しそうな仕事は個別に段取りする
・不明点をリストアップする
・その仕事をする上で必要な情報などをリストアップする
・不明点を順にクリアしてゆく
・必要な情報を集める
ここで述べたことは、慣れてくればいちいち書き出さなくても自然にできるようになります。
でも、新人のうちはとにかく「書く」習慣をつけることをおすすめします。
やるべきこと、必要なことをリストアップしたら、仕事の半分は終わったようなものです。
仕事の段取りができることが「できる」社員になる第一歩ですよ。
あなたが、「できる」社員になって、自信のある人生を送れますように !
最後までお読みくださって、ありがとうございました。
