退職の引継ぎ資料の作り方～失敗しないコツを伝授

退職するとなると引継ぎ資料を作る必要があります。

引継ぎそのものには法的義務はないのですが、心穏やかに円満退職するには引継ぎをすることが望ましいです。

ただし、パワハラに遭ったり、うつ病その他の事情で引継ぎできないときは、ほとんどの場合問題ありません。

でも、無理に引継ぎはしなくても、引継ぎ資料は作っておくことをおすすめします。

あとで会社とトラブルにならないための「お守り」と考えると良いです。

ここでは引き継ぎ資料の作り方について失敗ないコツをお伝えしてゆきます。

なお、引き継ぎの義務について気になる方は下の記事をご参照くださいね。会社とトラブルとならないための注意点をまとめてあります。

退職するとき引継ぎは義務か ? 拒否したら損害賠償って本当 ?

退職の引継ぎ資料の作り方～失敗しないコツ

退職の引継ぎ資料の作り方の失敗しないコツは、次の手順で行うことです。

①業務の洗い出しをして教務名を一覧に書き出す
②業務ごとに概要や注意点などを記入して業務リストを完成させる

まず初めにやることは自分がやってきた業務、現在やっている業務を洗い出して、業務名を箇条書きにすることです。

次に箇条書きの業務ごとに概要や手順等を記載して業務リストとして完成させます。

この表こそが引継ぎ資料そのものとなります。

引継ぎ資料 = 業務リスト

なのです。

業務リストには各業務名ごとに、次のことを書き込んでゆきます。

少し補足しますね。

(1) 業務ごとにやってきたことの概要を記載します

(2) 業務の手順を簡潔にまとめます

(3) 実施すべき時期(スケジュール)を特定します

(4) 顧客や関連部署など相手がいる業務では相手の会社名、部署名、担当者名、連絡先(電話、メールアドレス)を記載します

(5) 業務で作成した資料の保管場所(書棚の番号やサーバのフォルダー等)を記載します

(6) 備考欄には例えばトラブル発生時の対応など、注意事項を記載します

引継ぎ資料の例

ここで、実際の引継ぎ資料(つまり業務リスト)として担当業務が人事・総務の場合の例を一部あげておきますね。

もし、自分の担当業務が営業なら相手先は顧客となります。

ここはしっかり漏れなく記載しておきましょう。

万一記載漏れや誤記が原因で大事な顧客との連絡に支障をきたして、最悪取引先を失うようなことがあれば引継ぎの不備を理由に損害賠償を請求されることがないとは言えません。

そうなってはたまったものではありませんからね。

退職のときの引継ぎの進め方

では引継ぎ資料ができたあと、引継ぎをどう進めるかを見ておきましょう。

後任者がいる場合

理想的には作成した引継ぎ資料を基に、一定期間後任者と一緒に業務を行いながら引継ぎを進めるのが良いです。

引継ぎは大抵そのようにして行われるものです。

また、後任者に断った上で取引先に後任者を紹介しておきます。

取引先に後任者を紹介することで、取引先も安心しますので、会社に迷惑を掛けずに円満退職を完了させることになります。

では次に後任者がいない場合や何らかの理由で引継ぎができない場合についてご説明します。

後任者がいない・又は引継ぎできない場合

この場合は、引継ぎ資料を上司に渡しますが、提出方法はメールが良いでしょう。

メールは印刷するなりして引継ぎ資料を渡したエビデンスとして残しておきます。

また、この時有給休暇を消化する旨もに申し添えると良いでしょう。

有給休暇の取得については後ほど引継ぎ期間の章で補足説明させて頂きます。

もちろんメールだけでなく、直接上司に声を掛けて

「○○部長、引継ぎ資料を作成しましたので後ほどメールでお送りします。」

と伝えておいた方が良いです。

次に引継ぎ期間はどれくらい必要なのかについてご説明しますね。

退職時の引継ぎ期間はどれくらい

大抵の会社では、就業規則に「退職する場合は○ヵ月前に書面で届け出ること」のようなことが書かれています。

多くは1ヵ月前、中には2ヵ月前と定めている会社もあります。

これは引継ぎを円滑に行うための会社の予防措置なのです。

でも、法的には1ヵ月も2ヵ月も待つ必要はありません。

2週間前の意志表示で退職できます(民法627条1項)。

では、引き継ぎ期間は2週間必要なのでしょうか ?

これは業務がマニュアル化されているかどうか、また引継ぎ資料が整っているかによって変わってきます。

一般的に日本の企業は業務のマニュアル化があまり進んでいません。

特に中小企業では業務マニュアルがないために引継ぎ資料が必要になるケースが多いです。

でも、上でお伝えしたような引継ぎ資料を作成してれば、スムーズに引継ぎをすることができます。

引継ぎ期間をできるだけ短くして早く辞めたいなら、引継ぎ資料をしっかり作っておくことが必要です。

有給休暇の消化も視野に入れて

退職する前には有給休暇も消化したいですよね。

そのためには退職の意志表示をする時期を逆算しておきます。

退職の意志表示時期 = (引継ぎ期間 + 有給休暇期間) より前

である必要があります。

もちろん、それは最低でも退職の2週間前でなくてはいけません。

おわりに

いかがでしたか ?

退職の引継ぎ資料の作り方について、失敗しないコツと引継ぎ期間についてお伝えしてきましたが、参考になりましたでしょうか ?

退職に際して、引継ぎ資料の作成は法的義務ではありません。

でも、円満退職のためにこの記事でご説明したような、ポイントを押さえた資料を作成することをおすすめします。

最後までお読みくださって有難うございました。